UPLA - Universal Procedure for Library Assessment

UPLA is een praktisch instrument waarmee je grip krijgt op jouw fysieke collectie bibliothecair erfgoed en de soms onbekende of overweldigende uitdagingen waarmee je als beheerder wordt geconfronteerd.

De uitkomsten geven aan welk percentage van jouw collecties materiële aandacht verdient. Ze maken duidelijk waar bijkomende investeringen op het vlak van behoud en beheer nodig zijn. Zo ondersteunt UPLA het conserveringsbeleid en de beheerstrategie van een collectiebeheerder.

Globaal beeld

Een UPLA-eindrapport geeft geen overzicht van de schadebeelden aan individuele werken. UPLA is geen gedetailleerde doorlichting van de hele collectie op stukniveau, noch levert het een kant-en-klaar plan van aanpak. Het is een algemene doorlichting die vanuit vogelperspectief passende maatregelen aanreikt.

De resultaten

Een UPLA-onderzoek resulteert in een eindrapport. Dat geeft een algemeen overzicht van de problemen en de 'werkvoorraad' voor conservering binnen de collectie bibliothecair erfgoed. Een deskundige kan de cijfers die bij een screening zijn verzameld interpreteren en koppelen aan concrete adviezen.

De resultaten van een UPLA-onderzoek worden gebruikt om:

Inzicht te krijgen in de fysieke staat van jouw collectie bibliothecair erfgoed
Een behouds- en beheerplan op te maken
Prioriteiten te stellen bij jouw preserverings- en conserveringsactiviteiten
De effectiviteit van jouw conserveringsbeleid en de maatregelen die werden genomen op te meten
Jouw bestuur of externe subsidieverleners te overtuigen van noodzakelijke investeringen, aan de hand van een objectief rapport
Jouw medewerkers op te leiden en te sensibiliseren rond de problematiek van behoud en beheer

Verloop en timing

Een UPLA-onderzoek verloopt altijd in drie stappen:

Steekproef
Per onderzochte collectie neemt men een steekproef van driehonderd items.
Registratie
Vervolgens registreert men van elk item de schade. Binnen UPLA hanteren we tweeëntwintig schadevormen, verdeeld in vier groepen.
In een eerste stap beoordeelt men de omvang van de schade. In een tweede stap kijkt men of het waarschijnlijk is dat de schade zal toenemen bij normaal gebruik.
Analyse
Nadat men de schadebeelden van de driehonderd geselecteerde items heeft geregistreerd, worden de resultaten automatisch gebundeld en gepresenteerd in de UPLA-databank.

Elke collectie en organisatie is anders. Daarom heeft een UPLA-onderzoek geen vaste looptijd.

Als de screening goed is voorbereid kan die in vijf tot acht werkdagen afgerond worden:

De voorbereiding (afbakenen van de te screenen collecties, steekproefname voorbereiden, planning opstellen…) kost ongeveer een dag.
De selectie van de steekproef duurt ongeveer twee tot drie dagen. We raden aan om de steekproef op een zo kort mogelijke tijd en op aaneensluitende dagen uit te voeren.
Voor de beoordeling van de schadebeelden reken je ook twee tot drie dagen. Je kan de beoordeling afwisselen met andere taken en zo spreiden over een iets langere periode. Een heel lange looptijd heeft wel een negatieve impact op de consistentie van de beoordeling, en dus op de kwaliteit het eindresultaat.
Voor het verwerken en analyseren van de resultaten tot een eindrapport reken je tenminste een halve tot een volledige dag.

Eventueel kan je wat tijd laten tussen het selecteren van de steekproef en het registreren van de schadevormen.

Door wie

Samenwerking

Een UPLA-onderzoek wordt uitgevoerd door een klein team van eigen medewerkers die begeleid worden door een deskundige. Deze medewerkers moeten niet noodzakelijk geschoold zijn in de preservering of conservering van bibliothecair erfgoed. Belangrijk is dat ze de collectie goed kennen en overtuigd zijn van het nut van een schaderegistratietraject.

Om een volledig onderzoek efficiënt te laten verlopen en kwaliteitsvolle conclusies te trekken is de medewerking van een UPLA-deskundige noodzakelijk. Uiteraard kan een deskundige het onderzoek volledig voor jou uitvoeren. Toch raden we aan om UPLA met eigen medewerkers uit te voeren onder begeleiding van een deskundige. Hiermee druk je de kosten en wordt expertise intern opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Waarom werkt UPLA met een steekproef?

UPLA verzamelt informatie op basis van een representatieve steekproef op collectieniveau. Op deze manier wordt de inventarisatietijd tot een minimum beperkt en kunnen er toch gefundeerde uitspraken worden gedaan op collectie-niveau. De schade-inventarisatie van alle stukken in een collectie kost heel veel tijd en dient hoofdzakelijk een objectgerichte aanpak.

Welke soorten collecties komen in aanmerking?

In de eerste plaats dient UPLA voor boeken, periodieken, kranten en eenbladdrukken. UPLA houdt rekening met materialen als papier, linnen, leer en perkament. Je kan UPLA ook gebruiken voor de screening van ongebonden (archief)materiaal. Foto’s, charters, kaarten en moderne informatiedragers (cd, tape, etc.) zijn van UPLA uitgesloten.

UPLA is geschikt voor zowel historische collecties als modern bibliotheekmateriaal. Is er een duidelijk onderscheid tussen deelcollecties in jouw bibliotheek? Dan kan je overwegen om meerdere UPLA-onderzoeken uit te voeren.

Je kan UPLA toepassen op grote erfgoedcollecties van verscheidene kilometers, maar ook op kleine collecties van enkele duizenden boeken. Voor collecties kleiner dan tienduizend objecten kan je de steekproefgrootte aanpassen. Meer informatie hierover vind je in de UPLA-handleiding.

Hoewel in principe alleen gecatalogiseerd bezit wordt onderzocht, kan het model ook worden toegepast op nog niet ontsloten collecties.

Wat moeten mijn medewerkers kunnen?

Een organisatie kan eigenlijk elke medewerker (van uitvoerend tot leidinggevend) inzetten. Ze moeten wel over de volgende attitudes en competenties beschikken:

Ze zijn overtuigd van het nut van het UPLA-model en van de noodzaak om conserveringsproblemen aan te pakken.
Ze kunnen routinematig, nauwkeurig en resultaatgericht werken.
Ze kunnen goed samenwerken in een klein team.
Ze zijn gedreven om de eindstreep (een afgerond onderzoek van 300 steekproeven) te halen.
Ze hebben affiniteit met de collectie en haar behoud.
Ze hebben inzicht in boekconstructies en de materialen waaruit deze vervaardigd zijn.
Ze zijn bekend met de catalogus en de ordening van de collectie.
Ze zijn fysiek in staat om staand werk in de magazijnen uit te voeren.

Hoeveel medewerkers moet ik inzetten?

UPLA wordt het best uitgevoerd door een klein team van twee medewerkers, begeleid door een deskundige. Een groter team heeft niet meteen een meerwaarde omdat de drie stappen van het onderzoek gefaseerd uitgevoerd moeten worden.

Indien gewenst kan u werken met twee verschillende teams:

Een eerste team werkt mee aan de selectie van de steekproef van 300 items.
Een tweede team registreert de schadebeelden van deze items.

Op zoek naar een eenvoudigere handleiding om de staat van je collectie te bepalen?

Bekijk ook onze methodiek voor schaderegistratie.

Hoe krijg ik inzicht in de staat van mijn collectie?

Vragen?

Sara Moens

Expert collecties

sara@bibliothecairerfgoed.be