UPLA Update [8] Testfase
11/10/2013
Dit jaar ontwikkelt de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, in samenwerking met conservator-restaurator Marijn de Valk, de Universal Procedure for Library Assessment (UPLA), een model voor schaderegistratie op collectieniveau.
Via maandelijkse updates brengen we u op de hoogte van de opzet van het model. In dit achtste bericht hebben we aandacht voor de testfase van het model in de bibliotheek van het Ruusbroecgenootschap.
Lakmoesproef
Begin september is de UPLA-methode voor schaderegistratie van boekencollecties voor het eerst getest. De aangepaste steekproefmethode, indertijd door het Nederlandse Nationaal Archief ontwikkeld om items uit een archiefcollectie te selecteren, werd daarbij voor het eerst toegepast op een bibliotheekcollectie. Van de bijna driehonderd geselecteerde steekproeven zijn vervolgens de schadebeelden geïnventariseerd, op basis van 23 schadevormen. Die gegevens werden verwerkt in een rapport over de schadebeelden die de collectie als geheel vertoont.
Ruusbroecgenootschap
De test werden gedurende één week uitgevoerd in de bibliotheek van het Ruusbroecgenootschap (Universiteit Antwerpen). Deze collectie is zeer divers, met incunabelen, een grote collectie oude drukken, maar ook veel tijdschriften en brochures. Alle boeken tot 1980 zijn meegenomen in de test. De bibliotheek is een gebruiksbibliotheek, waardoor er een grote variëteit aan schadevormen te vinden is. Een ideale omgeving dus om de methode te testen.
Uitzetten van de steekproef
Voor het uitzetten van de steekproef deden we beroep op Hilde Schalkx, werkzaam bij Hoogduin Papierrestauratoren, het bedrijf dat de afgelopen decennia het UPAA-model toepaste in archieven. In totaal werden 299 objecten geselecteerd uit de collectie die bestaat uit 2.850 gevulde boekenplanken. De selectie nam drie aansluitende dagen in beslag en bleek een klus te zijn die behoorlijk wat fysieke inspanning vraagt.
Beoordelen van de objecten
Na de selectie werden de geselecteerd items beoordeeld op schades. Dat kan in het depot of in de leeszaal gebeuren. In het depot kunnen de schades aangekruist worden op papieren formulieren. De boeken hoeven dan niet te worden verplaatst, maar de registratie van de gegevens in de computer moet achterafgebeuren.
De geselecteerde boeken kunnen ook meegenomen worden naar de leeszaal en de registratie kan direct in de database op de computer gebeuren. De beoordeling vraagt in totaal drie dagen tijd. Het werk kan natuurlijk verspreid worden over verschillende dagdelen.
Leken versus experts
Voor de test werden uitzonderlijk twee teams van beoordelaars samengesteld: team A bestond uit zogenaamde ‘leken’, team B uit boekrestauratoren. Elk team screende alle 299 items.
Globaal genomen lopen de eindresultaten van de screenings door de beide teams erg gelijk. De bruikbaarheid van het model voor niet-conservatoren is daarmee aangetoond. Wel kruiste het team van de boekrestauratoren over de hele lijn méér schades aan. Deskundigen zijn blijkbaar gemakkelijker in staat schades op te merken. Een duidelijke handleiding (schadeatlas) en goede instructies (vormingscursus) zijn dus heel belangrijk als het onderzoek door niet-experten wordt uitgevoerd.
Mooie versus ordinaire boeken
Een bijzonder punt dat naar voren kwam tijdens de screening bij het Ruusbroecgenootschap was de veelheid aan papieren banden. Uit de steekproef blijkt dat 57% van de boeken in de bibliotheek een papieren band heeft. In de huidige versie van de schadeatlas ligt de nadruk wat te veel op de 'mooie, oude banden'. Er moet dus wat meer aandacht komen voor 'gewone, ordinair' boeken.
Resultaten
De verzamelde gegevens werden verwerkt in een rekenbladtoepassing, waarop de geregistreerde schades op verschillende manieren gegroepeerd en gepresenteerd worden.
De eerste tabellen geven een overzicht van de ernst van de schades:
- Boeken die zó ernstig beschadigd zijn dat ze niet meer raadpleegbaar kunnen worden zonder dat er verdere beschadig of materiaalverlies plaatsvindt.
In de bibliotheek van het Ruusbroecgenootschap gaat het om 19% van de boeken. - Boeken die beschadigd zijn, maar nog wel voorzichtig geraadpleegd kunnenworden.
57% van de boeken In het Ruusbroecgenootschap valt in deze categorie. - Boeken zonder noemenswaardige schade.
In het Ruusbroecgenootschap gaat het hier om 24%.
In volgende tabellen wordt het autonoom verval en de biologische schade uitgewerkt. De bedoeling is op een eerste blad de aandachtspunten te bundelen en eventuele ‘alarmbellen’ in te bouwen. Op een tweede blad zijn de metadata verzameld: hoeveel boeken hebben bepaalde kenmerken (bijvoorbeeld een leren of een papieren band). Een derde blad geeft een overzicht van alle schades die leiden tot niet raadpleegbaarheid. En een vierde blad geeft een overzicht van alle geregistreerde schades. Waar mogelijk zijn de resultaten gevisualiseerd door staaf- en cirkeldiagrammen.
Toepasbaarheid en voordelen
Een belangrijke conclusie na de testweek is dat het model toegepast kan worden door ‘leken’. Met een goede cursus vooraf en begeleiding van een boekrestaurator op de werkvloer kunnen ook niet in conservering gespecialiseerde bibliotheekmedewerkers met UPLA uit de voeten.
Het door de eigen medewerkers uit laten voeren van de screening heeft zelfs toegevoegde waarde doordat ze meer inzicht verwerven in de eigen collectie. Voor Erna Van Loveren, bibliothecaris van het Ruusbroecgenootschap, betekende dit UPLA-onderzoek 'een enorme meerwaarde de sleutel tot inzicht en betrokkenheid op de lange termijn.’
Na deze testfase kunnen de handleiding en het protocol voor UPLA uitgewerkt worden en is het model klaar voor gebruik. Vanaf het voorjaar van 2015 zal UPLA vrij te gebruiken zijn in andere bibliotheken.
Presentatie
Op het Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013, dat begin oktober aan de Universiteit Antwerpen werd gehouden, werd uitgebreid ingegaan op UPLA en de testfase. De presentatie vindt u op SlideShare.