UPLA Update [7] Gegevensverwerking - Bibliothecair Erfgoed

Dit jaar ontwikkelt de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, in samenwerking met conservator-restaurator Marijn de Valk, de Universal Procedure for Library Assessment (UPLA), een model voor schaderegistratie op collectieniveau.

Via maandelijkse updates brengen we u op de hoogte van de opzet van het model. In dit zevende bericht hebben we aandacht voor de resultaten van een UPLA-onderzoek in een bibliotheek.

De screening

Een UPLA-screening gebeurt op basis van een representatieve steekproef van 300 boeken uit een bibliotheek. Elk van deze boeken wordt onderzocht en de aanwezige schade wordt genoteerd. Op een checklist van 23 mogelijke schadevormen wordt per boek aangekruist of een schade matig of ernstig is. Ook wordt vermeld of de schade wel of niet verergert bij gebruik van het boek.

Van het schadeformulier zijn twee versies. Een bibliotheek kan kiezen de gegevens direct in de computer in te geven of om ze eerst op papier in te vullen. In het laatste geval moeten de scores na afloop van de screening nog worden ingevoerd worden in de database.

Basisresultaten

De resultaten worden door een rekenprogramma gebundeld en gepresenteerd in een aantal tabellen. De basistabel bestaat uit de lijst met de 23 schadevormen gevolgd door het aantal boeken uit de steekproef dat deze schade vertoont.

Daarbij onderscheiden we vier gradaties:

Ernstige schade – gebruik verergert de schade
Ernstige schade – gebruik geen probleem
Matige schade – gebruik verergert de schade
Matige schade – gebruik geen probleem

Deze getallen worden omgerekend naar percentages. Die geven betrouwbare beleidsgegevens over de omvang van de schadevorm en de raadpleegbaarheid in de gehele collectie. De percentages worden visueel gemaakt met staafdiagrammen.

Verdere verwerking

Niet alle schades wegen echter even zwaar. De basisgegevens worden daarom verder verwerkt, waarbij sommige schades een hogere urgentie krijgen.

Als eerste worden alle schades gebundeld die we kunnen rekenen onder 'autonoom verval'. Dit zijn aantastingen die zich hoe dan ook verderzetten, ook als aan alle voorwaarden voor zorgvuldige bewaring wordt voldaan. Voorbeelden hiervan zijn verzuring van papier, inktvraat en kopervraat.

Ten tweede krijgt de beheerder inzicht in de eventuele biologische aantasting van zijn collectie. Dit betreft de aanwezigheid van schimmels, insecten en knaagdieren. Als een van deze schades geconstateerd wordt, is het van groot belang dat er op korte termijn actie wordt ondernomen.

Tot slot worden de schades gegroepeerd in vijf categorieën:

Schade, en het boek is niet meer raadpleegbaar én onderhevig aan autonoom verval
Schade, maar het boek is nog raadpleegbaar, maar onderhevig aan autonoom verval
Schade en het boek is niet meer raadpleegbaar, maar er er is geen sprake van autonoom verval
Schade, maar het boek is nog raadpleegbaar en er is geen sprake van autonoom verval
Geen schade

Op deze manier krijgen beheerders overzichtelijke beleidsgegevens in handen die duidelijke alarmsignalen geven.

Maatwerk

Natuurlijk is het mogelijk maatwerkrapportage te maken. Bepaalde schadecombinaties kunnen immers voor een specifieke bibliotheek interessant zijn. Voor een deel worden combinaties al automatisch in de achterliggende berekeningen gemaakt. Zo wordt vanzelfsprekend het percentage boeken met ‘rode rot’ gekoppeld aan het aantal boeken met een lederen band. Want alleen in leer komt rode rot voor.

Maar een bibliotheek kan ook zelf vragen formuleren. Bijvoorbeeld hoeveel procent van de boeken sluitingen van metaal hebben en of deze verpakt zijn of niet. Zo kan men inzicht krijgen in de omvang van het aantal boeken met metaalbeslag dat schade kan aanbrengen aan de belendende boeken. Zodat er een project opgezet kan worden om deze boeken (beter) te verpakken. Of hoeveel boeken met ernstige aantasting door stof en oppervlaktevuil ook sporen van schimmel hebben, als vertrekpunt voor een systematische schoonmaakactie. Dit is niet in de standaard eindrapportage te vinden, maar kan wel op een andere manier uit de gegevens worden afgeleid.

Analyse en aanbevelingen

De boekrestaurator die het onderzoek begeleidt, schrijft op basis van de verwerkte resultaten een beknopt eindrapport voor de bibliotheek. Hierin kunnen relaties worden gelegd, bijvoorbeeld worden tussen schadevormen en bewaring, verpakking en hantering. Ook kan de restaurator aanbevelingen doen voor de eerste noodzakelijke stappen wanneer er urgente problemen gesignaleerd zijn.

Vervolgacties

Een UPLA-eindrapport geeft inzicht in de materiele toestand van de hele onderzochte collectie. Een UPLA-onderzoek kan zo de noodzaak aantonen voor verdere investeringen in materieel behoud van een bibliotheek in de toekomst. Op basis van het rapport kunnen conserveringsoffertes gemaakt worden op basis van strekkende meters. Wat UPLA niet levert zijn lijsten van de boeken die de betreffende schade vertonen. Hiervoor blijft een schaderegistratie op objectniveau nodig.