UPLA Update [3] Selectie van de steekproef
28/03/2013
Dit jaar ontwikkelt de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, in samenwerking met conservator-restaurator Marijn de Valk, de Universal Procedure for Library Assessment (UPLA), een model voor schaderegistratie op collectieniveau.
Via maandelijkse updates brengen we u op de hoogte van de opzet van het model. In dit derde bericht aandacht voor de steekproef als hulpmiddel voor de screening van bibliotheken.
Probleemstelling
Om een plan van aanpak voor een conserveringsproject te schrijven, is het belangrijk een goed beeld te hebben van alle kosten. Maar de schade aan boeken, kranten en tijdschriften in bibliotheken is groot. Het totaal aan opgeslagen objecten is nog groter.
Om inzicht te krijgen in de materiële staat van een bibliotheekcollectie als geheel, is een nauwkeurige meetmethode nodig. Een meting op objectniveau is echter een onmogelijke opdracht voor de uitvoerders. De inventarisatie van een bibliotheek met een planklengte van een kilometer zou ongeveer een jaar duren. De nood aan een korte, werkbare procedure om de schades, de hanteerbaarheid en de (in)stabiliteit van collecties te bepalen, is daarom hoog.
Statistiek
Met de UPLA-methode willen we een procedure voor bibliotheekbeoordeling ontwikkelen die de inventarisatietijd tot een minimum beperkt. Verder moet het eindresultaat voldoende betrouwbaar zijn.
Hiervoor wordt dankbaar gebruik gemaakt van het al bestaande UPAA-model, dat in samenwerking met de Rijksarchiefdienst in Den Haag en de Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek (TNO) in de jaren negentig is ontwikkeld. Het is zorgvuldig statistisch onderbouwd en getest.[bib]2708[/bib]
Steekproeven
Door een steekproef te nemen is het mogelijk om op basis van gegevens van een deel van de collectie uitspraken te doen over de totale collectie. Er zijn verschillende manieren om steekproeven te berekenen.
Wanneer alle objecten gekoppeld zijn aan een nummer, kunnen spreadsheetprogramma’s als Excel helpen met het generen van aselecte steekproeven. Voor deze ‘random sampling’ is het van belang dat elk item een catalogusnummer heeft, en dus dat de bibliotheek goed ontsloten is.
Een systematische steekproef nemen kan ook door bijvoorbeeld om de vijftig boeken elk item te screenen, of om de vijftig centimeter. Maar bij deze methodes van ‘sampling-by-length’ wordt geen rekening gehouden met de verschillende diktes van boeken, waardoor een vertekend beeld zal ontstaan in het eindresultaat.
Dit wordt voorkomen met de Fussler-techniek die is toegepast voor de schaderegistratie in de Antwerpse Kloosterbibliotheken in 2006.[bib]725[/bib] Hierbij wordt na het uitzetten van een bepaalde afstand elk k-de boek na dit item geselecteerd.
Principe
De steekproefmethode voor UPAA, en nu ook voor UPLA, lijkt hierop en is gebaseerd op de principes van de Franse statisticus Pierre Gy. Hiervoor wordt eerst het totaal te onderzoeken meters en het gemiddelde aantal objecten per meter bepaald. Uitgangspunt is dat de steekproefomvang vastgesteld is op driehonderd items per collectie. Steeds na een te bepalen aantal meters wordt een steekproef genomen van een meter. En binnen deze meter wordt een aftelwaarde bepaald. De methode is getest in verschillende archieven en de nauwkeurigheid bedraagt 95%. Dit betekent dat deze met een marge van maximaal 5% naar boven of naar beneden kan afwijken.
Collecties in (erfgoed)bibliotheken
De methode van UPAA zal herschreven worden voor gebruik in bibliotheken. In archieven wordt vijf tot zes dagen gerekend voor het nemen van de steekproeven plus de daaraan gekoppelde beoordeling van de schades. Voor bibliotheken zal dit wellicht anders zijn. Verwacht wordt dat dit in een bibliotheek sneller kan gaan, omdat boeken minder divers van vorm zijn dan archiefmateriaal. De ervaring in twee testbibliotheken, komende zomer, zal dit leren.