UPLA Update [1] Een steekproefmodel voor schaderegistratie in erfgoedbibliotheken

01/02/2013

Dit jaar ontwikkelt de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, in samenwerking met conservator-restaurator Marijn de Valk, de Universal Procedure for Library Assessment (UPLA), een model voor schaderegistratie op collectieniveau.

Via maandelijkse updates brengen we u op de hoogte van de opzet van het model. In dit eerste bericht zetten we voor u de algemene uitgangspunten uiteen.

Schaderegistratie als beleidsinstrument

Erfgoedcollecties van bibliotheken worden bedreigd door verschillende soorten schade. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek is daarom in januari 2013 gestart met de ontwikkeling van een model voor het registreren van deze schade. Via zo'n model kan de kennis over de fysieke toestand van het erfgoed in bibliotheken verhoogd worden.

Het model gaat uit van schaderegistratie op collectieniveau, waarbij informatie wordt verzameld op basis van een representatieve steekproef. Dit is iets anders dan een een-op-een schade-inventarisatie, die informatie geeft over de collectie op objectniveau en de basis vormt voor de aanpak van individuele werken.

De methode zal betrouwbare gegevens leveren op beleidsniveau. Ze geeft bibliothecarissen een instrument in handen om een gedegen beleid te ontwikkelen rond het voorkomen en remediëren van schade aan hun collecties. Schaderegistratie is bovendien een eerste aanzet tot sensibilisering van het eigen personeel en de overheden en besturen van erfgoedbibliotheken.

Van UPAA naar UPLA 

De nieuwe methode krijgt de naam Universal Procedure for Library Assessment (UPLA) en zal een aanpassing zijn van het bestaande steekproefmodel Universal Procedure for Archive Assessment (UPAA).Dat laatste werd in 1994 ontwikkeld door het Nationaal Archief in Den Haag.

UPAA is een nauwkeurige meetmethode die inzicht geeft in de behoudsachterstanden en werkvoorraden op het gebied van conservering. Het is geschikt voor grote en kleine archiefinstellingen.

Voor het UPLA-model zal ook de nodige vorming worden ontwikkeld. Medewerkers moeten immers leren hoe ze een representatieve steekproef kunnen nemen en hoe ze vervolgens de schade van de geselecteerde boeken moeten beoordelen.

Een kernachtig, universeel model

De trefwoorden waaraan het model moet voldoen zijn:

  • Pragmatisch. De lat ligt hoog, maar de tijd dringt en moeten we ‘roeien’ met de riemen die we hebben. UPLA is de eerste, noodzakelijke stap naar een beter materieel beheer van bibliotheekcollecties.
  • Snel en efficiënt. Het uitvoeren van schaderegistraties kost tijd. Instellingen zullen personeel vrij moeten maken om het statistisch onderzoek uit te voeren. De verwachting is dat een screening door drie mensen in één week uitgevoerd kan worden. Er moet dus efficiënt gewerkt kunnen worden volgens een duidelijk protocol.
  • Voorpagina van het onderzoek De wet van de remmende achterstandEenvoudig. De schaderegistratie moet kunnen worden uitgevoerd door bibliotheekmedewerkers die niet noodzakelijk boekrestauratoren zijn. De richtlijnen moeten eenduidig en niet te gecompliceerd zijn, zodat elk team de schades op dezelfde manier beoordeelt en variaties zoveel mogelijk uitgesloten zijn. De schaderegistratie moet ook eenvoudig zijn om te voorkomen dat er allerlei gegevens vergaard worden die bij uiteindelijk toch niet relevant zijn.
  • Uniform. De kracht van het UPLA-model zal zijn uniformiteit zijn. De onderzoeksresultaten van verschillende collecties kunnen onderling vergeleken worden. Zo kan een begin gemaakt worden met een Vlaams schaderegister, een aanbeveling uit het recent door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek gepubliceerde onderzoek De wet van de remmende achterstand.[bib]2544[/bib]

Samenwerking met conservatoren-restauratoren

Het model en de bijbehorende vorming worden geschreven door restaurator-conservator Marijn de Valk. Ze wordt bijgestaan door een klankbordgroep van vertegenwoordigers van erfgoedbibliotheken en verschillende collega-restauratoren.

In september 2013 wordt het model gepresenteerd tijdens het Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. Daarna kan het vrij worden gebruikt door geïnteresseerde instellingen met een erfgoedbibliotheek.