Derde medewerkersdag Flandrica.be in Hasselt

In de partnerbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek werken vele tientallen medewerkers al dan niet rechtstreeks samen aan de online erfgoedbibliotheek Flandrica.be. Op 16 mei 2013 kwamen bijna veertig van hen samen in de Provinciale Bibliotheek Limburg in Hasselt voor een derde medewerkerdag. Ze werden er welkom geheten door directeur Martine Balcer en Mel Collier, ere-hoofdbibliothecaris van de KU Leuven en voorzitter van de Flandrica.be-stuurgroep.

Projectupdate

In de voormiddag gaf projectcoördinator David Coppoolse een overzicht van de verwezelijkingen van het project, dat in maart 2011 van start ging en in november 2012 uitmondde in de lancering van de website Flandrica.be | Erfgoedbibliotheken online.

Eén onderdeel hiervan was 'Flandrica.be in cijfers':

1    website
3    rondleidingen
4    mensjaren
5    stuur/werkgroepen
6    teams in de partnerbibliotheken
13    inhoudelijke thema’s
160     inschrijvingen voor de lancering
425     integraal gedigitaliseerde werken
3.239     bezoeken op dag lancering
24.632    bezoeken in het eerste half jaar
100.000     euro werkingsmiddelen van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek

Een gedetailleerd projectrapport is gepland voor na de zomer. De belangrijkste conclusie luidt dat de hoofddoelen van het project konden worden gerealiseerd: alle partners van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek hebben voldoende expertise in huis om zelfstandig digitaliseringsprojecten uit te voeren én er is een portaalsite gerealiseerd met gedigitaliseerd materiaal uit Vlaamse erfgoedbibliotheken die vrij toegankelijk is via internet.

Het vooropgestelde minimum van 300 gedigitaliseerde werken bij de lancering werd met verve gehaald. Het streefdoel van 500 titels zal worden gehaald bij een eerste update in juli 2013.

Communicatie

Eva Wuyts, coördinator van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, ging uitgebreid in op de communciatie rond Flandrica.be. Aan de lancering in november werd ruime aandacht besteed in landelijke media en de gespecialiseerde pers. Dat leverde enkele mooie quotes op:

Flandrica heet de nieuwste digitale aanwinst op boekengebied. En het is een juweeltje geworden. (…) Je weet niet waar eerst te kijken.  (Knack Boekenburen)

Flemish history at your fingertips. (Flanders today)

The reproductions are so clear that the reader can examine every thumbprint and fold in the paper, without ever having to set foot in a  library. (Thelowcountries-blog)

Voor terugkerende bezoekers zal het aanbod halfjaarlijks worden uitgebreid, met bijkomende titels en nieuwe rondleidingen. Om nieuw publiek aan te trekken worden nieuwe thema's aangesneden en zal een Engelse vertaling worden voorzien. Om de bezoekersaantallen van Flandrica.be op peil te houden is het nodig de site regelmatig onder de aandacht te brengen.

Daarbij is een belangrijke taak weggelegd voor de partnerbibliotheken, die via de eigen communicatiekanalen hun doelgroepen kunnen aanspreken, onder andere met behulp van materialen uit de speciaal voor Flandrica.be ontwikkelde campagne 'Oud is in'. Voor de komende drie updates van Flandria.be zal die nog worden aangevuld met telkens één nieuw campagnebeeld.

Evaluatie projectervaringen

Als grootschalig project was Flandrica.be een belangrijke testcase voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. De opgedane ervaringen worden meegenomen bij het vormgeven van toekomstige projectmatige samenwerking. Aan de personeelsleden van de bibliotheken zal ook in de toekomst regelmatig gevraagd worden een steentje bij te dragen aan gezamenlijke projecten. Daarom werd op deze medewerkersdag gepeild naar hun ervaringen tijdens het Flandrica.be-project.

De aanwezigen konden via de World Café-methode feedback geven op het verloop van het project, binnen elk van de onderstaande aandachtspunten:

De gespreksleiders probeerden daarbij zo goed mogelijk de positieve ervaringen, de geleerde lessen, de verbeterpunten en de nieuwe ideeën te capteren. De zeer nuttige (en gelukkig overwegend positieve) commentaren worden opgenomen in het eindrapport van het project.

Flandrica 2.0

Na een uitgebreide lunch op de nieuwe site van de UHasselt in de oude gevangenis was het tijd voor een vooruitblik. Ook in de komende jaren zal Flandrica.be verder worden uitgebouwd en hiervoor wordt de projectorganisatie in een afgeslankte vorm voortgezet. 

Elk half jaar wordt een updatecyclus uitgevoerd, met een upload en een communicatiemoment in januari en juli. In de lopende cyclus wordt het staartje van het project afgewerkt door de huidige partners. Daarbij wordt nog een tachtigtal werken toegevoegd, waarmee het totaal op zo'n vijfhonderd komt.

Na de zomer wordt gestart met een volledige cyclus van selecteren, metadateren, digitaliseren, aggregeren en communiceren. Vanaf dan wordt het ook mogelijk voor andere erfgoedbibliotheken om in te stappen in Flandrica.be.

Flandrica Awards

Om de bibliotheken en hun medewerkers te bedanken voor hun fenomenale inzet voor Flandrica.be rijkte stuurgroepvoorzitter Mel Collier aan elke bibliotheek een Flandrica Award uit. Ze vielen in de prijzen in zes (min of meer ludieke) categorieën, zoals diversiteitsgehalte of langste titel.

De dag werd afgesloten met een rondleiding door de erfgoedmagazijnen van de Provinciale Bibliotheek Limburg. Daarbij was er de gelegenheid om een Vlaams topstuk te bewonderen dat ook is opgenomen in Flandrica.be: de aflaatbrief van Herkenrode (foto bovenaan).

Over Flandrica.be

Via de portaalsite Flandrica.be | Erfgoedbibliotheken online brengt de Vlaamse Erfgoedbibliotheek de inspanningen op het gebied van digitalisering van haar zes partnerbibliotheken gebundeld naar het brede publiek. Meer informatie vindt u op de projectpagina.